A principal vantagem de um feedback bem dado é deixar cada membro da equipe ciente da forma com a qual seu trabalho está influenciando a empresa, o restante da equipe e outros profissionais. Com isso, o líder evita que os profissionais que trabalham com ele sejam surpreendidos com qualquer decisão que ele venha a tomar. A ideia não é utilizar o famoso "eu te avisei" mas sim posicionar cada profissional sobre como o seu trabalho está sendo visto e avaliado.
Uma preocupação que poucos líderes têm ao dar feedback é a de preparar-se, fazer um planejamento acerca dos objetivos a serem alcançados, a forma utilizada para expor as opiniões e como reagir aos possíveis contra-argumentos que possam aparecer. Indispensável também é adaptar o discurso ao tipo de pessoa. Naturalmente, a abordagem para falar com pessoas mais tímidas e caladas tem que ser diferente daquela utilizada com pessoas falantes e desinibidas. Tão importante quanto o planejamento, é o que podemos chamar de senso de oportunidade. O feedback dado no dia certo e na hora certa é muito mais eficiente. Se você está querendo alertar um membro de sua equipe sobre um comportamento inadequado, nada melhor que conversar com ele no dia em que isso acontecer. O mesmo serve para elogios. Por isso, é fundamental que o líder tenha um local onde possa anotar observações à respeito dos liderados. Essas anotações devem ser lidas e atualizadas constantemente, o que fará com que a oportunidade ideal apareça naturalmente.
Todo mundo já deve saber que elogios devem ser feitos na frente de todos e repreensões apenas de forma particular. Quanto aos elogios, tanto faz onde são feitos, mas é verdade que ninguém gosta de levar bronca em público. Um feedback negativo mal dado pode causar sérios danos na autoestima de qualquer um, principalmente daqueles mais sensíveis. Além disso, diminuem a motivação e aumentam os conflitos internos. De qualquer forma, mesmo concordando que as repreensões devem ser feitas em particular, é importante que de alguma forma os outros membros da equipe percebam que o líder não está deixando passar certas coisas como se fossem normais. Se um funcionário percebe que outro chega atrasado todo dia e não sofre nada por isso poderá achar-se no direito de fazer o mesmo.
Aquele que dá o feedback deve ater-se aos aspectos mais importantes, deve ser objetivo. É responsável também por sugerir o que deve ser mudado e como isso deve acontecer. Não é indicado falar só de coisas ruins, aproveite para destacar também as qualidades e pontos positivos. Deve fazer o envolvido entender quais benefícios as mudanças propostas trarão para ele próprio, tanto na vida profissional quanto na pessoal. Deve mostrar empatia, estar desarmado de qualquer tipo de preconceito, deixar o liderado à vontade, sem interrupções desnecessárias. Se possível o feedback deve ser dado em um local onde não serão incomodados. O líder deve manter-se atento à conversa, olhando sempre para seu interlocutor, demonstrando credibilidade e importância à opinião alheia.
Para finalizar um feedback bem dado, o líder deve reforçar os pontos chaves da conversa e, juntamente com o envolvido, definir metas, cronogramas e desafios referentes ao que foi acordado e aceito. Deve enfatizar sua disponibilidade em ajudar e orientar. Posteriormente, deve ser feita também uma análise, checando se os objetivos foram alcançados, se algo ocorreu fora da normalidade e o porquê. Com isso, nos próximos encontros será possível de forma fácil e clara verificar os resultados obtidos e comemorar os retornos alcançados.
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